POLITICAS DE PRIVACIDAD

En cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, la compañía AG ESTUDIO SAS., en adelante ESTUDIO, comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, proveedores, usuarios, empleados, contratistas y público en general, da a conocer las políticas de tratamiento  en materia de protección datos personales (en adelante la “Política”)que se encuentran guardados y custodiados en nuestra base de datos, las cuales son de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o transferencia de dicha información. AG ESTUDIO SAS, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

OBJETIVO

Definir e implementar procedimientos y procesos requeridos para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y también reglamentar los aspectos relacionados con el tratamiento de datos personales y la autorización de los titulares de la información.

Es así como AG ESTUDIO SAS se encuentra comprometida con el cumplimiento del derecho a la protección de datos personales y el derecho que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.

 

ALCANCE Y MARCO JURIDICO

Como responsable del tratamiento de la información recopilada de sus Clientes, AG ESTUDIO SAS aplica unas políticas claras y precisas en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales  garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados y registrados en su base de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

De esta manera el presente documento que se hace público ha sido elaborado en concordancia con los siguientes Documentos, Leyes y Decretos Reglamentarios: 

 

Constitución Política de Colombia -  Artículo 15 y 20.

Ley 1581 de 2.012.

Ley 1273 de 2.009.

Ley 1266 de 2.008.

Decretos Reglamentarios 1727 de 2.009 y 2952 de 2.010 y Decreto Reglamentario Parcial N° 1377 de 2.013.

Información general de AG ESTUDIO SAS  como encargado del tratamiento de datos personales

Razón social: AG ESTUDIO SAS

NIT. 901382986-3

Domicilio: Carrera 36 Nº 9 sur 80 Medellín

Teléfono: 589-88-57

Correo electrónico: info@argemirosierra.com

Página web: www.argemirosierra.com

 

DEFINICIONES LEGALES APLICABLES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos del presente documento  y de conformidad con las normativas legales vigentes debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones a fin de dar adecuada interpretación y correcta aplicación con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012:

Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedores, usuarios, empleados, contratistas y público en general.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.

 

Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Oficial de Protección de Datos: Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento Personales.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país

 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Cuando un término usado está definido en la presente Política de tratamiento de información, se estará a esa definición. Asimismo cuando un término usado no esté definido expresamente en este documento ni en la Ley aplicable, se estará al significado literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación resulte consistente con el objeto de la Política de tratamiento de información.

 

PRINCIPIOS QUE CONDUCEN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son los siguientes:

 

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

Principio de finalidad: la finalidad del Tratamiento debe ser legítima de acuerdo a la Constitución y la ley,  e informada al titular.

 

Principio de libertad: los datos personales sólo pueden ser tratados con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal o judicial. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

 

Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

Principio de límite razonable: se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.

 

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener información en cualquier momento y sin restricciones del responsable o del encargado, acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

Principio de Acceso y circulación restringida: el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la presente Ley. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales.

 

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

Principio de Incorporación sistemática: los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos de la actividad comercial.

 

AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Desde la entrada en vigencia de la presente Política, AG ESTUDIO SAS, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informando cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento

 

La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por: (l) escrito, (ll) de forma oral o (lll) mediante conductas inequívocas del Titular  que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización respectiva. En ningún caso el silencio será una conducta inequívoca.

AG ESTUDIO SAS conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

 

No obstante lo anterior, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (l) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ll) Datos de naturaleza pública; (lll) Casos de urgencia médica o sanitaria; (lV) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (V) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

AG ESTUDIO SAS en concordancia con su expreso compromiso de respetar en todo momento los derechos de sus valiosos clientes o compradores,  el titular de los datos personales y de acuerdo al Artículo 8° de la Ley 1581 de 2.012 tendrá los derechos que a continuación se establecen:  

 

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

 

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a AG ESTUDIO SAS la supresión de sus datos y/o revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

No obstante lo anterior, advertimos que la solicitud de supresión de la información y/o la revocatoria de la autorización no procederá cuando como Titular de los datos personales tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de AG ESTUDIO SAS.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales de los Titulares que son recolectados por  AG ESTUDIO SAS  en desarrollo de su objeto social, e incluidos en su base de datos, son los siguientes:

(I) Tipo de documento de identidad; (II) Número de documento de identidad; (III) Nombres y Apellidos; (IV) Dirección 1; (V) Dirección 2; (VI) Teléfono oficina; (VII) Teléfono residencia; (VIII) Celular; (IX) Dirección de correo electrónico; (X) Ciudad; (XI) Departamento y (XII) País.

 

Los Datos Personales que recopila AG ESTUDIO SAS, son incluidos en una Base de Datos a la cual tienen acceso el personal de la Compañía en ejercicio de sus funciones y en algunos casos el contratista encargado de atender los servicios de Call Center, quien se advierte que en ningún caso está autorizado para el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos:

 

Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros;

Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios;

Implementar programas de fidelización;

Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos

Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio;

Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros;

Proveer nuestros productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación;

Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.

Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.

Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contrato suscrito;

 

Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por AG ESTUDIO SAS

Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social de AG ESTUDIO SAS

 

Además para fines de reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, gestiones de cobranzas o comercial, estos fines para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales con sus clientes y serán a través de aliados tecnológicos, comerciales y/o estratégicos.

 

Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center y casas de cobranzas. Se precisa en este punto que estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los mismos

 

Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios;

Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía;

Soportar los procesos de auditoría de la Compañía;

Confirmar compras de productos efectuadas vía web;

Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran;

Cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre AG ESTUDIO SAS  y el Titular.

 

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de AG ESTUDIO SAS  o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

Es importante aclarar que AG ESTUDIO SAS  no solicita, ni guarda información correspondiente a Tarjetas de Crédito o Débito que sea suministrada para hacer transacciones de compra en el portal web. Esta información y el deber de tratamiento de la misma se encuentran a cargo de la pasarela de pagos directamente.

 

SEGURIDAD DE LOS DATOS

Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de AG ESTUDIO SAS  provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

Canales tales como nuestro sitio web, redes sociales, línea de atención telefónica, contratos comerciales y laborales, venta directa, distribuidores y canales de servicio, entre otros, son los medios a través de los cuales la Compañía obtiene los Datos Personales a que hace referencia la presente Política.

Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados a través un software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información.

 

AREA  RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS A LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN 

El Área de Servicio AG ESTUDIO SAS  será el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.

 

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los deberes que rigen a los responsables del manejo de la información y que están conformes a lo dispuesto en la Ley que regula la actividad son los siguientes:

 

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, Copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y QUEJAS

Consultas: La información que se encuentre en las bases de datos de la compañía podrá ser consultada por los Titulares o sus causahabientes y de esta manera ejercer el derecho de consulta.

 

 Las consultas se deben realizar a través del Canal de Protección de Datos, utilizando uno de los medios de contacto que se encuentran escritos en la presente política y debe contener los siguientes datos:

 

 El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de consulta.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 Reclamos (Corrección, actualización, supresión): El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.

 

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico (info@argemirosierra.com) de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener la siguiente información:

 

Identificación del Titular.

Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

Dirección del titular.

Documentación que se quiera presentar como prueba.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

 

MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

AG ESTUDIO SAS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, sus políticas y procedimientos de Tratamiento de Datos Personales. Los cambios que se realicen serán informados a los Titulares por cualquier medio de comunicación y de esta manera, estos podrán ejercer sus derechos.

 

VIGENCIA

Vigencia de las bases de datos: Las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras resulten necesarias para desarrollar las finalidades establecidas en este documento.

Vigencia de la política:

La presente Política de Protección de Datos Personales de la compañía AG ESTUDIO SAS  rige a partir de su expedición.